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il y a sur le marché un grand nombre d’agences événementielles, comme il existe différents professionnels, traiteurs, spectacles, lieux de réception, technique son, décors…etc. il est en général normal de se renseigner sur les cabinets afin d’être certain de leur professionnalisme et de leur expérience, car l’événementiel est un domaine très « non fermé », il n’y a pas de barrière à l’entrée, pas de diplôme. C’est encore un métier qui s’apprend « en faisant ». Chaque agence possède sa « touche », sa spécificité. Vos relations professionnelles vous diront avec qui elles ont aimé cultiver et pourquoi. Vous allez passer quelque temps avec l’agence pour préparer l’événement, il y aura des instants de plaisir et des instants de tension. Choisissez la personne avec laquelle vous avez envie de travailler. Organiser un séminaire demande une véritable collaboration. Plus votre briefing sera clair et complet à destination des cabinets événementielles, plus vous aurez des réponses adaptées. N’ayez pas peur de faire naître vos finances, ou une fourchette. Il n’y a rien de pire qu’un client qui ne révèle pas son budget et qui annonce, après examen de votre offre, que vous êtes « hors budget »… ! Ce n’est pas professionnel et cela fait perdre du temps à tous.
Nous considérons que les participants à un événement organisé par Compagnie Meeting, ne doivent pas être passifs dans un dialogue descendant, parsemé d’interactivité, mais doivent vivre totalement une expérience événementielle. Vivre une Expérience c’est être acteur de l’événement et vivre un moment d’enrichissement. Les participants doivent se négliger dans le storytelling événementiel. Chaque moment doit rester orchestré pour garder le rythme, l’attention, et doit avoir une conclusion sous la forme d’un engagement. Chaque activité a un ou plusieurs objectifs précis que nous définirons avec vous. Nous saurons sélectionner tous les obligations, le situation de la structure, les relations humaines, les serp, les objectifs… Et les promesses attendus pour vous proposer un storytelling. Chaque marche se doit d’être réfléchie autour d’un rapport efficacité / empreinte écologique. De nombreuses alternatives existent pour proposer des actions plus éthiques, moins polluantes. il faut être à l’affût des innovations dans ce secteur. La sincérité d’un budget événementiel est pour nous le préalable nécessaire. Budget détaillé, métier par poste, honoraires et marge de l’agence franchement distincts. Mesurer le Retour sur Investissement, le ROI d’un séminaire, est pour nous capital, pour évaluer l’efficacité de l’événement, avoir un référentiel de progression.
L’organisation d’un séminaire est une opération complexe qui peut coûter beaucoup de temps et d’argent. Pour économiser du temps et de l’argent, il est envisageable de faire appel aux services d’une agence événementielle. Que fait un organisateur d’événements ? Comment choisir une parfaite société d’organisation d’événements ? Les groupements d’organisation d’événements sont des sociétés spécialisées dans l’organisation d’événements sécurisés ou d’entreprise. Ces professionnels se chargent de toute la logistique et de la préparation d’un activité : recherche et booking du lieu, restauration, animation ( musicien, conférencier ), décoration… Quels que soient votre argent, vos souhaits et vos goûts, ils savent solutionner votre situation qu’il vous faut. Ils proposent des services sur mesure en fonction de vos souhaits : organisation complète de l’événement ou organisation partielle ( event planning ). Pour vous faciliter la vie, ils vous permettent de développer vos propres événements en ligne avec des plateformes. Ils mettent à tous moments à votre disposition un réseau de artisans spécialisés dans l’organisation de tous types d’événements : séminaires, team–buildings ou soirée de sociétés. Certaines cabinets se spécialisent dans certains types d’événements. Par exemple, chez Event Venues, nous sommes spécialisés dans les événements de sociétés, les conférences et les séminaires. Il vaut la peine de demander si leur spécialité correspond à vos attentes.
L’une des principales raisons de faire appel à une agence événementielle : son expérience. Une agence est composée d’une équipe d’experts en son sein, mais est à tous moments capable de choisir les meilleurs prestataires externes, spécialisés dans chaque domaine. Ce réseau est important à le succès de votre projet. Grâce à lui, tous les aspects de votre team building seront une véritable réussite. L’agence reste votre seul interlocuteur, pour un gain de temps précieux et des échanges constructifs. Faire confiance à une agence évènementielle pour votre projet, c’est l’assurance de respecter le budget établi. En organisant un évènement en son sein, il n’est pas rare de voir le tarif que vous aviez prévu exploser ! Entre les calculs approximatifs, les imprévus et les dépenses oubliées, les surprises amères ne sont jamais bien loin… L’agence événementielle s’assure que vos moyens soit respecté, et cela grâce à sa connaissance des professionnels externes, sa capacité à négocier des devis et, bien-sûr, son expérience. Une agence événementielle se doit d’être au courant des dernières mode en terme d’événements, de ce qui marche et plaît à coup sûr. Mais cela ne suffit pas. Son rôle est également de comprendre vos attentes et vos objectifs pour vous proposer un projet pertinent, entièrement adapté et de ce fait véritablement efficace. En amalgamant son expertise des tendances à vos attentes, l’agence événementielle est capable d’organiser un évènement sur-mesure.
un certain nombre de des personnes pensent que le recours à une agence événementielle ou à un traiteur extérieure commence par déterminer le budget de l’événement, mais la vérité est qu’il est plus décisif de commencer par définir pourquoi vous désirez prévoir un team building en premier. Avant de chercher des ressources externes ou internes qui pourra vous aider à prévoir cet événement, vous avez à être en mesure de partager les objectifs importants de l’événement. obtenez des solutions à toutes les questions pertinentes sur qui, quoi, où, quand, pourquoi et comment – vous aurez longuement le temps de faire des ajustements après. une fois que vous aurez défini vos objectifs, quelques idées claires commenceront à émerger sur le thème et le message que vous voulez donner lors de votre atelier, mais surtout, vous voudrez déterminer quelles activités innovantes et quels services il vous faudra déposer à la ressource externe pour leurs réalisations. Une bonne agence événementielle est pour commencer une agence pédagogue qui réponse écrite des articles de blog, des eBook, et qui saura vous expliquer simplement ses innovations. Une bonne agence vous guidera au fur et à mesure de l’organisation pour connaître les objectifs, le calendrier, le budget, la reproduction d’invités et les préférences du client à propos des événements. Une bonne agence événementielle vous posera des questions sur votre entreprise, l’événement ou ses objectifs.
Avant de jeter votre dévolu sur telle ou telle agence, faites attention à que celle-ci est en mesure de vous combler. Essayez, par exemple, de parfaire leurs connaissances sur les types d’événement qu’elle a l’habitude de prendre en charge. Est-elle spécialisée dans la création d’une soirée BtoC ou bien peut-elle planifier une réception BtoB ? Son équipe a-t-elle de l’expérience dans la préparation d’un événement aussi bien externe qu’interne à l’entreprise ? Peut-elle s’adapter à divers types manifestations : défilé de mode, salons professionnels, anniversaire de sociétés, lancement de nouveaux produits, conférences… bien entendu, la taille de l’événement compte aussi. Une agence qui a la coutume de prévoir une soirée pour TPE ou tpe n’est en fait pas trop conseillée si vous êtes une multinationale. Si vous souhaitez connaître le sérieux d’une agence événementielle, focalisez-vous sur son portefeuille client. Le nombre, la qualité et la notoriété sont, par conséquent, des preuves de l’expertise, du professionnalisme et de le succès du prestataire. exécutez cependant attention, certaines groupements mettent en avant des prospects prestigieux alors que leur intervention pendant les événements rempli de ces grands noms a été restreinte. Elles ont peut-être sert de sous-traitantes. En revanche, une agence qui travaille avec des clients moins connus ne signifie à coup sûr pas qu’elle n’est pas fiable. Parfois, elle souhaite seulement intervenir sur la totalité du projet et ainsi profiter de plus d’autonomie et de liberté. Quoi qu’il en soit, soyez-sûr de choisir une agence qui parle une typologie d’événement identique à la vôtre. Elle aura ainsi une excellente compréhension du secteur, du marché et des questions.
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